Pentru că întâlnirile şi telefoanele pot fi realizate într-un timp foarte limitat, iar doar prin ele nu poţi ajunge la foarte multe persoane, emailingul rămâne o modalitate utilă de a transmite informaţia rapid tuturor donatorilor curenţi şi/ sau contactelor „calde” pe care le avem în baza de date. Poate fi o modalitate utilă doar dacă emailul este gândit şi scris bine 

Din multele mele încercări de a realiza forma și conținutul perfect al unui email trimis către donatori, mi-am trasat următoarele lecţii învăţate şi întrebări pe care mi le pun înainte de a mă apuca de scris un astfel de email (intrucât îl vreau măcar aproape de perfecţiune): 

Cui îi scrii?
Nu te gândi la masa de donatori/ la masa de oameni care vor primi emailul tău. Scoate din mulţime pe cineva anume, pe cineva reprezentativ. Atunci când scrii te gândeşti doar la aceată persoană. Îţi imaginezi cum îşi deschide emailul şi cum vrei să o convingi să stea şi să îl citească. Îţi imaginezi cum reacţionează, de ce are nevoie pentru a zâmbi după ce termină de citit emailul de la tine. Cu imaginaţia setată pe această situaţie, cuvintele pot veni de la sine.
Uneori îmi iau din „mulţime” chiar un prieten drag. Sau o persoană cu care am avut o conversaţie interesantă şi m-a provoacat să îi captez atenţia sau să o conving să creadă în organizaţia pe care o reprezint. 

 

De ce îi scrii/ Ce îi scrii?
Cred că emailurile către donatorii curenţi şi contactele calde ale organizaţiei pot fi de trei feluri: 

1. „Emailul dovadă”, care poate include:
– Raportul cu utilizarea banilor donaţi în acţiunea pe care donatorul a susţinut-o;
– Testimoniale şi poze a modului în care contribuţia lui a adus o schimbare/ a avut un impact;
– Bineînţeles, mulţumirile pentru implicare. 

2. „Emailul pentru acțiune” / „call-to-action”, în care doreşti să primeşti un răspuns de la el:
– Fie că e vorba de un feedback pe evenimentul la care a participat (crearea unui chestionar simplu, nu lung, cu întrebări- cheie poate fi util de trimis donatorilor și participanților la eveniment);
– Fie că îi prezinţi o nouă acţiune prin care organizaţia doreşte să mobilizeze fonduri, iar implicarea lui este dorită. 

3. „Emailul Nu uităm de tine”:
– Nelipsitul „la mulţi ani” de ziua de naştere şi/ sau onomastică. Pentru care CRMul de care am vorbit în articolul anterior, ar fi de mare ajutor (ţi-ar aminti constant când este ziua de naştere a donatorului tău, de exemplu);
– Dacă există informaţii despre alte zile importante din viaţa donatorului, ar fi şi mai de impact în încercarea de a consolida relaţia cu el (zi de naştere a unui membru din familie, ziua înfiinţării companiei sale, ce activităţi doreşte să realizeze în timpul liber etc);
–  Urări sincere şi autentice pentru sărbătorile importante (Paşte, Crăciun, Anul Nou etc). 

Cum îi scrii? 

  • Concis şi la obiect. Dacă există un rând sau un cuvânt pe care îl poţi scoate din email, scoate-l.
  • Selectând informaţia. Oferă numai şi numai informaţiile cele mai relevante şi cele mai de impact – nu adăuga lucruri ce nu l-ar interesa pe donator.
  • Fără frică de a cere. Cere direct, fără ocolişuri: spune cât şi de ce ai nevoie de această sumă de bani.
  • Cu suflet. Scrie cu sufletul despre cauza ta, despre beneficiari. Mai mult, poţi ruga beneficiarii tăi să scrie câteva rânduri despre ce înseamnă pentru el primirea unui sprijin. De ce nu, inserează cuvintele lor în emailul de acţiune.
  • Personalizat. Sunt câteva modalităţi gratuite disponibile prin care poţi personaliza automat emailurile pe care le trimiţi. “Dragă Anca” este mult mai de impact decât “Stimate donator”.
  •   

    Ai trimis emailul. Şi acum?
    Verifică statisticile – câţi au deschis emailul şi câţi nu. Cine a deschis emailul şi cine nu. Asta te va ajuta să îţi dai seama dacă emailul a fost gândit şi scris bine – pentru că doar rezultatele vorbesc. 
    În cazul unui email trimis pentru implicarea într-o nouă acțiune trebuie să te gândeşti:
    Acţiuni de follow-up. Acum că au informaţia şi detaliile concrete, cum o să acţionezi mai departe pentru a afla răspunsul lui: „da, mă implic” sau „nu, acum nu mă implic”/ „nu, nu mă voi implica niciodată în această cauză”?
    Când trimiţi următorul email? Nu bombarda un singur donator cu numeroase emailuri. Planifică astfel încât să trimiţi emailurile la intervale decente de timp – tu decizi ce înseamnă asta. 

    Acestea sunt lucrurile care mă ajută pe mine personal. Sper ca ele să vă fie de folos şi vouă!

    Inspirație la scris și spor la menținerea donatorilor! 

    sursă imagine: http://blog.thecenterforsalesstrategy.com


    6 comentarii la “Când scrii donatorilor tăi – observaţii generale”
    1. ionita ion a spus:

      Nu stiu cum sa verific daca mi-a deschis e-mailul?
      Cum sa procedez?
      Va multumesc anticipat

    2. Marin Mazur a spus:

      Draga Alina!
      Este convingator cea ce ai scris.Modelul este structurat ca un scenariu de arta! Am sa incerc sa utilizez proprietatea ta intelectuala.Imi permiti? Mesajul pentru Ambasade si intreprinderi defera chit posibil. Ai o schita de mesaj ce te-a adus donatii. Eu sunt manager de proiect transfrontalier si nu-mi ajung bani pentru premierea participantilor la festival de muzica populara.Multumesc p/u sugestiile tale.
      LA MULTI ANI!

    3. alinaavatamanitei a spus:

      Marin şi Ion, v-am trimis fiecăruia un email pentru a vă cere lămuriri suplimentare la întrebările pe care mi le-aţi spus, pentru a înţelege mai bine la ce anume să vă răspund.
      Mulţumesc pentru aprecieri şi sper să vă fiu de folos cu răspunsurile.

      Numai bine!

    4. monica a spus:

      Incerc prin intermediul unei asociatii umanitare, sa aduc un sprijin copiilor cu probleme speciale.
      Sincer nu prea reusesc, dar nu disper, sigur voi castigra proiectele ce le-am depus si de la care astept saptamana viitoare raspuns.
      as dori sa intreprind o actiune cu ocazia sarbatorilor, de strangere de fonduri sau bunuri materiale si te rog sa ma ajuti cu un mesaj de suflet, ca al meu vad ca nu prea are feed back>

    5. adrian mirea a spus:

      Buna Alina,

      Laudabila initiativa ta si picat intr-un moment de cautari… Am infiintat un ONG destinat educatiei speciale a copiilor nevazatori. Te rog ajuta-ma. Detalii prin email. Multumesc

    6. alinaavatamanitei a spus:

      Adrian şi Monica, felicitări pentru implicarea voastră în cauzele voastre de suflet.

      Aştept pe email mai multe detalii cu ce anume aveţi nevoie.
      Menţionez că nu îmi permit să creez eu pentru voi mesaje sau acţiuni de fundraising. Din păcate, timpul meu este foarte limitat în această perioadă, aşa că o să vă rog să fiţi specifici în întrebările voastre.

      Spor cu toate!

    Comentariul tau